Venda Externa (Pedidos de Venda)

A rotina de Venda Externa (Pedidos de Venda) permite realizar todo o processo relacionado aos pedidos enviados pelos vendedores, desde o recebimento e análise dos pedidos na Controle Geral até a montagem da carga, emissão dos documentos fiscais, baixa do estoque e geração do financeiro.

Os pedidos realizados pelos vendedores são enviados ao sistema e ficam disponíveis para análise, liberação e faturamento. O processo é realizado entre as empresas Controle Geral e Fiscal, garantindo o correto controle das vendas, estoque, financeiro e emissão dos documentos fiscais.

Para visualizar os pedidos, acesse:

Módulo Faturamento → Vendas → Vendas Externas → Pedido de Venda

Na tela de pedidos, utilize o botão de consulta para carregar os pedidos disponíveis.

É possível filtrar por:

• Número inicial e final do pedido
• Cliente
• Vendedor

Caso queira visualizar todos os pedidos disponíveis, mantenha os filtros sem preenchimento e confirme a consulta.

O sistema apresentará os pedidos na tela e permitirá identificar possíveis bloqueios relacionados a:

• Crédito
• Estoque
• Preço

Digitação Manual de um Pedido

Caso seja necessário cadastrar um pedido diretamente no sistema, clique em Incluir.

Informe o cliente e selecione a condição de pagamento.

informação

Serão apresentadas apenas as condições de pagamento autorizadas no cadastro do cliente. Caso seja necessário utilizar uma condição que não esteja disponível, primeiro será necessário acessar o cadastro do cliente e autorizá-la.

Também é possível preencher mensagens que serão apresentadas na nota fiscal.

Caso deseje alterar a quantidade e a espécie você poderá preencher os campos: quantidade e espécie na aba administrativa da tela de cabeçalho. O campos Espécie receberá a descrição. Ex: 'Volumes', 'Kg', 'Unidade', etc...

Para informações de uso exclusivamente interno, utilize o campo de observação interna, pois seu conteúdo não será impresso na nota fiscal.

Configuração da Venda

Na Aba 2, informe a tabela de preços utilizada na venda, como:

• Tabela à vista
• Tabela a prazo

Em seguida, informe o tipo de frete correspondente à operação.

Entre as opções disponíveis, podem existir situações como:

• Transporte realizado por veículo próprio da empresa
• Transporte realizado pelo próprio cliente
• Transporte realizado por terceiros
• Retirada pelo cliente
• Operação sem frete

Inclusão dos Produtos

Clique em Incluir e pesquise os produtos que serão adicionados ao pedido.

Durante a inclusão, é possível visualizar informações como a disponibilidade de estoque.

Informe:

• Produto
• Quantidade
• Valor de venda

O valor será carregado automaticamente conforme a tabela de preços selecionada. Caso seja necessário, o valor poderá ser alterado.

O campo de Regra de Saída será preenchido automaticamente conforme o cadastro do produto.

Normalmente, esse campo somente deverá ser alterado em situações específicas, como:

• Bonificação
• Pedido sem emissão de nota fiscal

Nos pedidos enviados pelos vendedores, é importante verificar a regra utilizada, pois ela permitirá identificar se o pedido deverá ou não ser enviado para a empresa fiscal.

Após incluir todos os produtos, clique em Salvar.

Bloqueio de Crédito

Caso o cliente esteja sem limite de crédito disponível, o pedido poderá ficar bloqueado.

Nesse caso, será necessário realizar a liberação do crédito para permitir o faturamento.

Posteriormente, recomenda-se atualizar o limite de crédito no cadastro do cliente para evitar novos bloqueios, quando aplicável.

Quando o pedido estiver liberado e pronto para faturamento, ele será apresentado na situação correspondente na tela.

Montagem de Romaneio

Após liberar os pedidos que serão enviados juntos, acesse:

Faturamento → Movimentos → pré-carga

Selecione os pedidos que farão parte do mesmo romaneio.

Para selecionar vários pedidos, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique nos pedidos desejados.

Em seguida:

1. Clique em Seleciona
2. Clique em Romaneio

O sistema permitirá definir a forma de organização do romaneio de separação, como:

• Por grupo de produtos
• Por almoxarifado
• Por cidade

Também será possível informar:

• Veículo
• Rota

Após a confirmação, o sistema irá gerar um romaneio.

aviso

Anote o número do romaneio gerado, pois ele será utilizado para importar a carga na empresa Fiscal.

Importação da Carga na Empresa Fiscal

Após gerar o romaneio na Controle Geral, acesse a empresa Fiscal.

Vá até:

Faturamento → Movimento → Pré-Carga → Importar

Informe o número do romaneio gerado anteriormente e confirme a importação.

O sistema importará somente os pedidos configurados para emissão de nota fiscal.

informação

Caso uma carga possua vários pedidos e apenas alguns estejam configurados para emissão fiscal, somente esses pedidos serão importados para a empresa Fiscal. Os demais permanecerão apenas na Controle Geral para baixa de estoque e geração do financeiro.

Preparação da Nota Fiscal

Na empresa Fiscal, acesse:

Faturamento → Movimento → Faturamento → Preparação de Nota

No primeiro acesso, verifique se os parâmetros da tela estão configurados corretamente. Após a configuração inicial, o sistema manterá as informações para os próximos faturamentos.

Selecione o romaneio desejado e clique em Gerar Nota.

Na primeira emissão, poderá ser necessário ajustar a numeração da nota fiscal para continuar a sequência utilizada anteriormente pela empresa.

Nas próximas emissões, basta confirmar a numeração apresentada pelo sistema.

Quando o sistema perguntar se deseja juntar pedidos do mesmo cliente em uma única nota, selecione a opção correspondente ao processo utilizado pela empresa.

Informe também:

• Motorista
• Veículo, caso seja necessário alterar
• Data de saída da mercadoria

informação

A data de saída deve corresponder à data em que a mercadoria realmente será enviada. Essa informação influencia o início da contagem dos prazos financeiros.

Após confirmar, a carga será gerada.

Transmissão da Nota Fiscal

Após gerar a carga, acesse:

Faturamento → Vendas → Logística → Acompanhamento de Carga

A carga será apresentada no lado esquerdo da tela.

Utilize o botão correspondente para transmitir a nota fiscal para a SEFAZ.

Após a autorização, será possível imprimir ou salvar os documentos fiscais gerados.

Emissão de Boletos

Caso a venda possua boleto, utilize a opção de impressão e selecione Boleto.

Escolha o banco correspondente à cobrança e gere o documento.

O boleto poderá ser:

• Impresso
• Salvo para envio ao cliente

Os demais documentos fiscais também poderão ser impressos ou salvos conforme a necessidade.

Emissão do MDF-e

Caso seja necessário emitir um MDF-e, acesse a aba correspondente no acompanhamento da carga.

Após a autorização da nota fiscal, o botão de geração do MDF-e ficará disponível.

Clique no botão e confira todas as informações apresentadas.

Verifique principalmente:

• Motorista
• CPF do motorista
• Veículo
• Informações da carga

Caso alguma informação esteja ausente, realize o preenchimento antes de gerar o documento.

Na primeira emissão, poderá ser necessário ajustar a numeração para continuar a sequência do último MDF-e emitido no sistema anterior.

Depois disso, confirme a geração e realize a impressão do documento.

Finalização na Controle Geral

Após concluir todo o processo na empresa Fiscal, retorne para a empresa Controle Geral.

É necessário realizar o faturamento também na Controle Geral para:

• Baixar o estoque
• Gerar o financeiro
• Manter as informações internas atualizadas

Acesse novamente:

Faturamento → Movimento → Faturamento → Preparação de Nota

Selecione a carga e gere o faturamento.

Utilize a mesma data de saída informada na empresa Fiscal para manter os financeiros das duas empresas consistentes.

aviso

Na Controle Geral, o processo não será enviado para a SEFAZ. O objetivo é realizar a movimentação interna, incluindo a baixa do estoque e a geração do financeiro.

Impressão dos Romaneios de Entrega

Após finalizar o faturamento, acesse:

Faturamento → Vendas → Logística → Acompanhamento de Carga

Nessa tela, é possível imprimir os documentos utilizados na entrega e na prestação de contas.

O romaneio pode apresentar informações como:

• Nome do cliente
• Produtos que serão entregues
• Valores
• Forma de pagamento
• Documentos que deverão retornar assinados
• Total que deverá ser prestado conta

Dependendo da forma de pagamento, também poderão ser utilizados documentos como:

• Promissórias
• Comprovantes
• Pedidos assinados

Impressão do Pedido Simplificado

Caso seja necessário imprimir apenas o pedido para acompanhamento da entrega, utilize:

Extrato → Pedido de Venda Simplificado

O documento poderá apresentar informações como:

• Nome do cliente
• Referência de endereço, quando cadastrada
• Observações de entrega
• Data
• Forma de pagamento
• Campo para assinatura

Resultado do Processo

Ao finalizar corretamente todas as etapas, o processo terá realizado:

• Recebimento dos pedidos dos vendedores
• Análise e liberação dos pedidos
• Montagem da carga
• Geração do romaneio
• Importação dos pedidos fiscais
• Emissão e transmissão das notas fiscais
• Emissão de boletos, quando necessário
• Emissão do MDF-e, quando necessário
• Impressão dos documentos de entrega
• Baixa do estoque na Controle Geral
• Geração do financeiro

dica

Sempre finalize o processo tanto na empresa Fiscal quanto na Controle Geral. A empresa Fiscal é responsável pela emissão dos documentos fiscais, enquanto a Controle Geral realiza a baixa do estoque e a geração do financeiro.