Inventário de Estoque
A rotina de Inventário de Estoque do sistema Tempus é utilizada para realizar a contagem física dos produtos e ajustar o saldo registrado no sistema de acordo com a quantidade encontrada no estoque.
O inventário pode ser realizado para todos os produtos ou separadamente por grupos, como produtos acabados, matéria-prima e uso e consumo. Durante o processo, é possível realizar até três contagens para conferência antes de aplicar os ajustes no estoque.
Configuração do Inventário
Antes de iniciar um novo inventário, acesse as configurações da rotina e verifique se as opções necessárias para lançamento estão marcadas.
Também é recomendado habilitar a opção que permite gravar o inventário durante a contagem.
Essa configuração permite salvar os produtos que já foram contados e continuar o processo posteriormente, evitando a perda das informações caso não seja possível concluir toda a contagem de uma única vez.
Habilite a opção que permite gravar o inventário durante a contagem. Dessa forma, as quantidades já informadas poderão ser salvas antes da conclusão completa do inventário.
Criação de um Novo Inventário
Clique em Novo Inventário para iniciar o processo.
Preencha as informações solicitadas, como:
- Responsável pela primeira contagem;
- Responsável pela segunda contagem;
- Responsável pela terceira contagem;
- Responsável pela solicitação;
- Descrição do inventário.
Na descrição, utilize uma identificação que facilite a localização posterior, como a data ou o tipo de inventário realizado.
Tipo de Contagem
Defina qual unidade será utilizada durante a contagem dos produtos.
O sistema permite realizar o inventário utilizando a Unidade 1 ou a Unidade 2.
Caso as duas unidades sejam iguais, utilize a primeira unidade.
Quando o produto possuir unidades diferentes, como caixa e unidade, selecione a unidade correspondente à forma utilizada durante a contagem física.
Filtros do Inventário
O inventário pode ser realizado para todos os produtos ou utilizando filtros específicos.
É possível, por exemplo, realizar inventários separados para:
- Produtos acabados;
- Matéria-prima;
- Uso e consumo;
- Outros grupos disponíveis no sistema.
Para realizar uma contagem específica, marque a opção de filtro e selecione o grupo desejado.
Caso queira realizar o inventário de todos os produtos, não aplique nenhum filtro.
Realizar inventários separados por tipo de produto pode facilitar a organização e a conferência da contagem.
Gravação do Inventário
Após preencher as informações e definir os filtros, clique no botão de Salvar, representado pelo ícone de disquete.
O sistema registrará os produtos correspondentes aos filtros selecionados e o inventário será exibido na lateral da tela.
A situação do inventário poderá ser identificada pela cor do indicador apresentado ao lado do registro.
Caso tenha dúvidas sobre o significado das cores, utilize o botão Legenda disponível na rotina.
Início da Contagem
Para iniciar a contagem, dê dois cliques sobre o inventário localizado na lateral da tela.
Após carregar as informações, clique na opção para Iniciar a Contagem do Inventário.
Nesse momento, o sistema bloqueará a movimentação dos produtos incluídos no inventário.
Enquanto a contagem estiver em andamento, os produtos envolvidos no inventário ficarão bloqueados para movimentações, como vendas e produção.
Após iniciar a contagem, o indicador do inventário será alterado para representar o novo status.
Digitação das Contagens
Após finalizar a contagem física dos produtos, clique no botão de Editar os Itens para liberar a digitação das quantidades.
O sistema disponibilizará três colunas de contagem:
- Primeira contagem;
- Segunda contagem;
- Terceira contagem.
Informe em cada coluna a quantidade física encontrada para o produto.
As três contagens permitem confirmar a quantidade real existente no estoque antes da aplicação do ajuste.
Quando a primeira e a segunda contagem forem iguais, ao confirmar a segunda quantidade o sistema poderá repetir automaticamente o mesmo valor na terceira contagem.
Preencha as quantidades dos produtos que foram contados e confira os valores antes de continuar.
Salvando a Contagem
Após preencher as quantidades, clique novamente no botão de Salvar.
O sistema gravará os itens que foram preenchidos.
Caso ainda existam produtos sem contagem, o sistema poderá apresentar um aviso durante o encerramento.
Se os produtos necessários já tiverem sido contados e conferidos, o processo poderá continuar.
Conferência dos Custos
Antes de encerrar o inventário, verifique a coluna de Custo dos produtos.
Os itens que serão ajustados precisam possuir um custo informado para que o sistema consiga concluir corretamente o processo.
Produtos sem custo podem impedir a conclusão e aplicação do inventário. Antes de finalizar, confira se os itens contados possuem seus respectivos custos preenchidos.
Caso algum produto esteja sem custo, informe o valor correspondente antes de tentar concluir novamente o inventário.
Encerramento do Inventário
Após concluir e salvar as contagens, utilize a opção para Encerrar o Inventário.
O sistema poderá informar que existem produtos sem contagem.
Caso tenha certeza de que os produtos necessários já foram conferidos, confirme o encerramento.
Após o encerramento do inventário, as informações não poderão mais ser editadas. Confira cuidadosamente as quantidades antes de finalizar.
Aplicação do Inventário na Empresa de Controle
Na empresa de Controle, os ajustes do inventário são realizados por meio de Movimentos Internos.
Após encerrar o inventário, selecione a opção correspondente aos movimentos internos e clique em Aplicar.
O sistema realizará os ajustes necessários para que o saldo do estoque corresponda às quantidades informadas durante a contagem.
Por exemplo, caso o sistema possua uma quantidade diferente da encontrada fisicamente, será realizada uma movimentação de ajuste para que o estoque final fique igual ao valor informado no inventário.
Inventário na Empresa Fiscal
Quando o inventário for realizado na empresa Fiscal, os ajustes precisam ser realizados por meio de documentos fiscais.
Nesse caso, os ajustes podem envolver:
- Nota fiscal de entrada com operação de outras entradas;
- Nota fiscal de saída com operação de outras saídas.
Esses documentos devem ser realizados utilizando o próprio CNPJ da empresa, conforme a configuração fiscal necessária.
O processo de aplicação do inventário é diferente entre a empresa de Controle e a empresa Fiscal. Na Controle, o ajuste é realizado por movimentos internos. Na Fiscal, os ajustes devem ser realizados por meio dos documentos fiscais correspondentes.
Conferência do Ajuste no Estoque
Após aplicar o inventário, consulte o estoque do produto ajustado.
Na movimentação do item, será possível visualizar o lançamento realizado pelo sistema para corrigir o saldo.
O sistema realizará uma movimentação de ajuste, deixando o estoque com a quantidade informada e confirmada durante o inventário.
Por fim, caso ainda tenha dúvidas ou não consiga concluir o processo, entre em contato com o suporte da Infolight.